Privacyverklaring PWANO

Waarom deze verklaring?
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het verplicht om een verklaring te geven van de wijze waarop wij als Prot. Wijkgemeente Apeldoorn Noordoost omgaan met uw gegevens.

Aanvullende privacyverklaring
van Prot. Wijkgemeente Apeldoorn Noordoost
van de Protestantse Gemeente Apeldoorn te Apeldoorn
van de Protestantse Kerk in Nederland

Inleiding
Het geloofsleven binnen de Prot. Wijkgemeente Apeldoorn-Noordoost (PWANO) bestaat, naast het delen van geloof en het vieren daarvan in de zondagse eredienst, uit zowel organisatorische als pastorale betrokkenheid van leden en belangstellenden. Hiervoor worden diverse persoonsgegevens verwerkt zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Om de privacygegevens van de leden en belangstellenden van onze geloofsgemeenschap te waarborgen, en om te voldoen aan het gestelde in de AVG hebben wij onderstaande privacyverklaring opgesteld. Voor het verwerken van persoonsgegevens m.b.t. ledenadministratie is door de Protestantse Gemeente Apeldoorn (PGA) de privacyverklaring opgesteld. De voorliggende verklaring vult die van de PGA aan op punten die niet centraal geregeld kunnen worden.

Grondslag
De wijkgemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten ter uitvoering van het lidmaatschap van de kerk. In het licht van het doel van onze wijkgemeente mag al deze informatie onderling worden gedeeld, mits het van belang is voor het uitvoeren van onze taak. Voor zover er risico bestaat dat de gegevens openbaar worden gemaakt zijn onderstaande maatregelen genomen.
1. Verwerking van de algemene organisatie en ledenadministratie

A. Brongegevens
De brongegevens worden verkregen van de PGA via een licentie van Scipio. Deze wordt gevoed door de SILA. Laatstgenoemde verkrijgt de gegevens weer uit de Basis Registratie Persoonsgegevens (BRP). Dagelijks wordt Scipio gevuld met een kopie van de ledengegevens uit BRP.

B. Licentiehouders
– Binnen de PWANO door de PGA zijn verschillende licenties voor Scipio uitgegeven:

– de predikanten (alle gegevens behalve rekeningnummer en schenkgedrag)
– administrateur Kerkbalans (alle gegevens)
– ledenadministratie (alle gegevens behalve rekeningnummer en schenkgedrag)
– persoon die jubilea en nieuw ingekomenen bijhoudt.

C. Subbestanden
Naast de officiële Scipio licenties bestaan er subbestanden (Exelbestand) die door de ledenadministratie worden uitgegeven aan belanghebbenden/verwerkers die een speciale functie uitoefenen in de kerk. Deze personen zijn niet altijd lid van de Kerkenraad. De ledenadministratie geeft regelmatig mutaties door aan deze verwerkers.
– ouderling pastoraat (NAW, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres)
– pastoraal werker (alle gegevens behalve rekeningnummer en schenkgedrag)
– jeugdwerker (NAW, telefoonnummer, e-mailadres, alleen 18-)
– pastoraal medewerkers van de verzorgingstehuizen Talma Borgh en Wilhelmina (NAW, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres,)
– coördinatoren bloemendienst (NAW, geboortedatum, trouwdatum, telefoonnummer)
– scriba (alle gegevens behalve rekeningnummer en schenkgedrag)
– ouderling contact nieuw-ingekomenen (alleen nieuw-ingekomenen) en jubilea.
– diakenen voor kerst- en paasacties. (NAW-gegevens).

2. Verslagen van vergaderingen en bijeenkomsten
In vergaderingen of andere bijeenkomsten kunnen persoonlijke gegevens besproken worden. Van onderwerpen die personen betreffen worden geen aantekeningen in het verslag gemaakt, tenzij dit voor het functioneren of voor dossiervorming noodzakelijk is.

3. Overzichten van ambtsdragers en medewerkers, lijstjes van deelnemers aan kringen, werkgroepen
Voor het functioneren van kerkenraad, taak- en werkgroepen worden roosters, contactlijsten en andere lijsten gemaakt. Hierop staan NAW-gegevens van de leden. Voor het benaderen van toekomstige leden van deze groepen kunnen groslijsten met contactgegevens aangemaakt worden. Al deze lijsten worden bewaard zolang nodig voor het doel waarvoor ze aangelegd zijn. Lijsten worden door deelnemers niet gedeeld met derden.

4. De digitale of afgedrukte weekbrief en Perspectief
PWANO verstuurt naar leden van de gemeente en belangstellenden wekelijks een digitale nieuwsbrief. Gemeenteleden en belangstellenden melden zich digitaal aan om de nieuwsbrief te ontvangen. PWANO registreert voor- en achternaam en e-mailadres. Er worden in de nieuwsbrief alleen voor- en achternamen vermeld van personen die dat zelf aangegeven hebben. Te denken valt aan zieken, verjaardagen, jubilea, enzovoort. Voor het vermelden van gegevens rondom is toestemming gekregen van de betrokkene. Alleen op verzoek vermeldt de redactie ook adresgegevens, telefoonnummers en/of e-mailadres. De nieuwsbrief wordt ook op de website gezet, maar dan zonder het noemen van namen. Deze nieuwsbrief wordt na 3 weken verwijderd.
Op elk moment kan het abonnement worden opgezegd door het afmelden middels een in de nieuwsbrief opgenomen link. Voor enkele personen binnen de wijkgemeente die geen mail kunnen ontvangen wordt een geprinte versie van de nieuwsbrief verstrekt.

5. Bloemen
Elke zondag worden bloemboeketten bezorgd bij leden in bijzondere omstandigheden. De namen en adressen worden vermeld in de nieuwsbrief, maar niet op de website.

6. Vieringen te beluisteren via internet
De kerkdiensten zijn live op internet te beluisteren en worden direct na de viering op internet geplaatst (een MP3 bestand) en zijn voor iedereen te beluisteren. Er worden geen beelden vertoond. De streaming is openbaar.

7. Vieringen bij doop, belijdenis, bevestiging, herdenking
Voorafgaand aan vieringen waarin de doop bediend wordt, belijdenis van het geloof wordt afgelegd, mensen worden bevestigd in een ambt of benoemd als medewerker worden met de betreffende personen duidelijke afspraken gemaakt over het noemen van hun naam in de viering. Met de herdenking van de overledenen wordt dit met de nabestaanden gedaan. In alle gevallen geldt dat namen die worden genoemd in de viering op internet terug te beluisteren zijn.

8. De website
Op de website staan in principe alleen functionele mailadressen, die mail doorsturen naar personen die op dat moment verantwoordelijk zijn voor dat adres. Als er ‘eigen’ emailadres genoemd wordt is dat met toestemming van betrokkene.
Op de website worden geen formulieren gebruikt waarop persoonlijke gegevens ingevoerd dienen te worden.
Foto’s die op de website geplaatst worden dienen om een indruk te geven van wat zich in onze wijkgemeente afspeelt. Indien hiervoor personen herkenbaar in beeld zijn gebracht is er van tevoren toestemming aan hen gevraagd.
Op de website staan mogelijk links naar andere websites. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze sites persoonsgegevens verwerken.

9. Facebook
Voor het plaatsen van berichten met foto’s waarop personen herkenbaar voorkomen wordt vooraf mondeling toestemming gevraagd aan de betrokkenen.

10. Opslag van data ‘in de cloud’
Verslagen van de vergaderingen van het dagelijks bestuur, de kleine kerkenraad, de wijkkerkenraad, alsmede alle ingekomen en uitgaande post en diverse roosters worden “in de cloud” opgeslagen bij aanbieders die onder EU-regelgeving vallen. Alleen de scriba heeft toegang tot deze documenten.

11. Archief
De kerk heeft een archief. Deze is opgeborgen in een gesloten kast. De scriba en de voorzitter van de kerkrentmeesters hebben toegang tot dit archief.

12. Financiën
Gemeenteleden worden jaarlijks (januari) per brief aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging. Het gaat hier om naam en voorletters; straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats.
Tevens wordt aan gemeenteleden éénmaal per jaar per brief een bijdrage gevraagd voor de solidariteitskas.

Meer informatie
Onze gemeente is onderdeel van de Protestantse Gemeente Apeldoorn (PGA). Via deze link kunt u de privacyverklaring van de Protestantse Gemeente Apeldoorn lezen.
Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze verordening zorgt ervoor dat in de hele EU dezelfde privacywetgeving geldt.

Adres link https://pkn-apeldoorn.nl/wp-content/uploads/2018/09/Privacyverklaring.pdf